🔐 Segurança Digital, Fragilidade Analógica!

📄 Rascunhos, notas, apontamentos e impressões: a face esquecida da segurança da informação.

Mesmo em organizações com maturidade digital elevada, o papel continua a (co)existir.

Seja uma folha com notas de brainstorming de uma reunião, um rascunho de um plano estratégico, esboços de desenvolvimento de um novo produto ou até apontamentos manuscritos de uma reunião importante — o papel sobrevive. E com ele, muitas vezes, sobrevive também informação sensível, crítica e, por vezes, até aquela que, pelas consequências “adversas” da sua divulgação, deveria estar classificada.

Apesar de não fazerem parte de um arquivo oficial, estes documentos físicos informais podem conter segredos comerciais, ideias inovadoras, dados sensíveis ou até informação classificada ou estratégica.
O seu estado transitório não os torna menos valiosos — apenas mais vulneráveis.

🧾 Informação crítica, suporte frágil

Numa altura em que o “digital” prevalece e em que a cibersegurança e proteção digital é fundamental e crítica, poderá levar a. fazer-nos esquecer que a segurança da informação começa muitas vezes numa simples folha A4 esquecida numa secretária ou abandonada numa impressora.
E que uma simples nota escrita à mão pode revelar mais do que “mil” ficheiros cifrados.

A ausência de regras claras para estes documentos informais pode abrir a porta a fugas de informação com consequências sérias — desde prejuízos reputacionais até à violação de obrigações legais ou contratuais.

💡Qual o melhor caminho? O que podemos fazer?

👤 Designar um responsável pela segurança (da informação)
Mesmo em ambientes menos formais, é fundamental que exista uma pessoa ou função com responsabilidade direta pela implementação, monitorização e revisão das medidas de proteção da informação — incluindo a que está em papel.

🔐 Classificar a informação , mesmo que informal
Assuma que toda a informação — mesmo os rascunhos — pode conter dados sensíveis.
Sensibilize os colaboradores para reconhecer e proteger essa informação.

📥 Armazenar com critério
Se for necessário manter documentos físicos temporariamente, utilize armários ou gavetas trancadas.
Evite folhas soltas em mesas, salas de reunião ou junto a impressoras.

🧾 Secretária limpa, rascunhos seguros

Rascunhos, apontamentos, notas soltas e impressões esquecidas são frequentemente ignorados.
A Política de Secretária Limpa atua sobre esta face esquecida da segurança da informação, promovendo um ambiente de trabalho onde nada sensível fica exposto ou desprotegido.

🗑️ Destruir com segurança
O facto de não ser um documentos oficial da organização (por exemplo, um Rascunho) não é sinónimo de lixo comum. Use destruidoras/trituradoras de segurança (ex.: DIN 66399 nível 5 ou superior), sobretudo em contextos com informação sensível ou classificada. Ver produtos na loja 🛒

🧠 Sensibilização continua
A segurança da informação é tão forte quanto o elo mais fraco.
Formações regulares e boas práticas visíveis — como a política de secretária limpa — ajudam a criar uma cultura de segurança organizacional.

📝 Conclusão

O papel pode ser discreto, mas é poderoso. Se o negligenciarmos, podemos estar a comprometer ativos valiosos da organização.
A boa notícia é que, com pequenas mudanças e práticas conscientes, é possível garantir que também a informação em papel é tratada com a importância e a segurança que merece.

Porque, no final do dia, não é o suporte que determina o valor da informação — é o seu conteúdo.